PLANEACIÓN.

• Decisión sobre los objetivos.
• Definición de los planes para alcanzarlos.
• Programación de las Actividades.

Es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. La planificación requiere definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines y (¿qué hay que hacer?).

• Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos de la empresa.
• La planeación tiene más relación con el control, porque la acción planificada no puede ser eficiente, si el control no mantiene a los subordinados en la dirección adecuada, mediante la corrección de las desviaciones de los planes.
• La planeación persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es aquel que logra alcanzar los objetivos con un mínimo de consecuencias imprevistas y con bajos costo.
• Una vez definida la planeación, se requiere determinar el "qué" de las actividades, es decir, "qué se va a hacer". Conociendo lo anterior seguirá "cómo se va hacer", posteriormente "en dónde se va hacer" y por último "cuándo se va a hacer". En cuanto al tiempo, surge una clasificación: Si es a corto o a largo plazo.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN.

• Factor Limitante: Al seleccionar alternativas, cuanto más puedan los individuos reconocer y resolver aquellos factores limitantes o esenciales para el logro de la meta deseada, con más claridad y precisión podrá seleccionar la más probable.
• Compromiso: La planificación lógica abarca un período de tiempo en un futuro necesario para prever, a través de una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos incluidos en una decisión.
• Flexibilidad: Cuanto mayor sea la flexibilidad que se pueda imprimir a los planes, menor será el peligro de pérdidas en los cuales se incurre por sucesos inesperados, pero el costo de la flexibilidad deben pasar es ante los riesgos que implican los compromisos futuros.
• Cambio de Rumbo: Cuanto más se comprometen con el futuro las decisiones de la planificación, tanto más importante es para un analista o planificador revisar periódicamente los acontecimientos y las expectativas, y diseñar los planes en forma necesaria para mantener el curso hacia las metas deseadas.
• Racionalidad: Se basa en la selección de alternativas de forma inteligente, analizando sus ventajas, eligiendo aquellas que permita el máximo aprovechamiento de los recursos.
• Previsión: Surge del análisis del pasado, del presente y de la proyección de las tendencias detectadas a una fecha futura.
• Nacionalidad/universalidad: Consiste en establecer objetivos claros y precisos encuadrados dentro de la realidad, que correspondan a la dinámica socio - económica local, o en el ámbito que abarcará el plan, previendo las consecuencias que producirá su aplicación.
• Unidad: Integración de los diferentes planes a manera de obtener un todo orgánico, coherente y compatible.
• Continuidad: Los planes deben darse como un proceso continuo. No se deben abandonar las metas. La planificación no tiene fin en el tiempo.
• Inherencia o Inmanencia: La planificación es necesaria en cualquier organización para alcanzar sus fines, objetivos y metas. Es necesario planificar para prepararse a los cambios, la conducción empírica de toda empresa trae resultados negativos.
• Simplificación y Estandarización: Significa que las metas deben ser simples y que los productos deben tratar de estandarizarse, al igual que sus procedimientos.

PASOS Y/O ETAPAS DEL PROCESO DE PLANEACIÓN.

Según Cortés (1998), el proceso de planeación incluye cinco pasos principales:

• Definición de los objetivos organizacionales.
• Determinar dónde se está en relación a los objetivos.
• Desarrollar premisas considerando situaciones futuras.
• Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción.
• Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.

ORGANIZACIÓN.

• Dividir el trabajo.
• Agrupar actividades en una estructura lógica;
• Designar a las personas para que las lleven a cabo.
• Asignar recursos
• Coordinar esfuerzos.

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.  Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relación al titulo del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico ( misión, visión, objetivos corporativos, metas y  mecanismos de medida u actuación).


CARACTERÍSTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.

División de trabajo: Para ser eficiente la producción se debe basar en la división de trabajo, que es nada más que la manera por lo cual un proceso complejo puede descomponerse en una serie de pequeñas tareas. El procedimiento de dividir el trabajo comenzó a ser practicado más intensamente con la llegada de la revolución industrial provocando un cambio radical en el concepto de producción, principalmente por la fabricación compacta de grandes cantidades a través del uso de las máquinas, en sustitución de la artesanía. La división de trabajo iniciada a nivel de los operarios, con la administración científica, fue alcanzando los diversos escalones más elevados de la organización con la teoría clásica.

Jerarquía:Una de las consecuencias del principio de la división del trabajo es la intensa diversificación funcional dentro de la organización. Sin embargo una pluralidad de funciones desarticuladas entre si no forma una organización eficiente. Una estructura jerárquica, cuya misión es dirigir las operaciones de los niveles que le están subordinados. A medida que se sube en la escala jerárquica aumenta el volumen de autoridad del ocupante del cargo. Cuando mayor fuer el tamaño de la organización, mayor tiende a ser el número de los niveles jerárquicos de su estructura. La nivelación jerárquica representa fundamentalmente la especialización de la dirección o sea, la distribución del volumen de autoridad y responsabilidad en cada uno de los niveles.

Especialización: Como consecuencia de la división de trabajo, cada órgano o cargo pasa a tener funciones especificas y especializadas. La especialización del trabajo propuesta por la administración científica constituye una manera de incrementar la eficiencia es disminuir los costos de producción. Simplificando las tareas, atribuyéndole a cada puesto de trabajo tareas simples y respectiva que requieren poca experiencia del ejecutor y escasos conocimientos previos, se reducen los periodos de aprendizaje, se facilitan las sustituciones de unos individuos por otros, permite mejorar en los métodos de incentivación de trabajo y, dedicadamente, se aumenta el rendimiento de la producción. La separación del planteamiento y de la organización del trabajo, como también la separación del control y la ejecución, propuesta por Taylor, son corolarios de este principio.

Distribución de la autoridad y de la responsabilidad: Esta representa la distribución de la autoridad entre los diversos niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que está por encima de los demás niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que esta por encima de los demás niveles tiene mayor peso en las decisiones. La autoridad es el fundamento de la autoridad. La autoridad, es conceptualizada como un poder formal, o sea, una propiedad de una persona o de una institución, significando principalmente el derecho de dar órdenes. Fayol decía que la "autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de exigir obediencia” conceptualizándola, al mismo tiempo, como poder formal y poder legitimado. La autoridad formal es siempre un poder, una facultad, concedidos por la organización al individuo que ella ocupe una posición determinada con relación a los otros. La responsabilidad es uno de los términos más mal comprendidos de la literatura administrativa. Muchas veces el término responsabilidad es utilizado con el significado de deber, de actividad, de atribución. La responsabilidad proviene de la relación superior-subordinado y del hecho de que alguien tenga autoridad para exigir determinadas tareas a otras personas.

Tipos de Organización:

DIRECCIÓN.

• Dirigir los esfuerzos hacia un propósito común.
• Comunicar.
• Liderar.
• Motivar.

LA DIRECCIÓN DEL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

            La dirección  es la función  del proceso administrativo a través de la cual se logra la realización efectiva de todo lo planificado o planeado. Para Fayol (1972), “La dirección general esta encargada de conducir a la empresa a su objeto, procurando sacar el mejor partido posible de los recursos de que dispone”, es decir“La dirección es hacer funcionar a la empresa con el máximo de rendimiento”.

Para Terry (1986), La dirección consiste en “Lograr que todos los miembros del grupo alcancen el objetivo, de acuerdo con los planes y con la organización trazados por el jefe administrativo”. De la misma forma establece que “La dirección es la función de guiar y de supervisar a los subordinados, orientarlos, darles la información necesaria para que puedan realizar todas las acciones para alcanzar los objetivos y metas propuestas”. La dirección como fase del proceso de la administración, es a su vez, un proceso complejo que consiste en tomar decisiones para planificar, organizar, coordinar, hacer ejecutar y controlar los actos o acciones de los individuos dentro de su institución.

LAS FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN.

La dirección como fase del proceso administrativo tiene como funciones:

1. Coordinar, a las personas y dependencias de la institución.
2. Tener un buen sistema de comunicaciones.
3. Desarrollar al personal con programas de orientación, ubicación, entrenamiento, ascenso, educación continua, desarrollo de liderazgo.

LOS INSTRUMENTOS O MEDIOS DE LA DIRECCIÓN.

Para cumplir sus funciones, la dirección se vale de ciertos medios o instrumentos. Los instrumentos o medios mas comúnmente descritos son:

•  La Orientación: Se define la como la conducción  y guía que se suministra a los subordinados para que realicen  del mejor modo posible las tareas recomendadas.

•  La Motivación: Consiste en suministrar al trabajador, las condiciones ideales para que se sienta a gusto. La motivación incluye estímulos, reconocimientos, cursos de mejoramiento, participación en reuniones, asistencia a conferencias, etc.

•  El Mando o Autoridad: Existen dos tipos de mando o autoridad a saber: el mando o autoridad moral y el mando o autoridad legal. El mando o autoridad moral deriva de la alta competencia intelectual-profesional  y de condiciones personales de quien la detenta, tales como la integridad, honestidad, responsabilidad, disposición para orientar al grupo frente a situaciones inusuales, etc. El mando o autoridad legal deriva de una designación que habilita para detentar la autoridad. Puede existir autoridad moral no asociada  a la autoridad moral.

• Las comunicaciones: Son procesos que transmiten información y ordenes, en forma oral o escrita, a través, de canales preestablecidos para este efecto, dentro de la organización.

• La delegación de autoridad-responsabilidad: La autoridad superior de una institución concentra toda responsabilidad de dirigirla y, en teoría, debe tener información  control  y capacidad para decidir sobre todas las operaciones que se realizan en la institución. Cuando por el tamaño  de la institución, la diversificación y la complejidad de las operaciones, el director superior se siente superado, debe delegar parte de sus funciones y atribuciones a autoridades intermedias o subordinadas, sabiendo que debe mantener, para sí, toda la responsabilidad por las funciones y las atribuciones que delega.

• La supervisión: El director debe velar porque la ejecución de las  operaciones de la institución se realice en  la forma prevista o en forma adecuada.

• El liderazgo: El director debe tener condiciones de líder. Esto significa que debe ejercer el  mando o autoridad con unidad de miras, unidad de acción y unidad de mando. El liderazgo es una forma de ascendiente que la autoridad tiene sobre los subordinados y que hace que estos rindan, en su trabajo, por encima del rendimiento promedio o habitual. El líder,  a su vez, debe promover el desarrollo de liderazgo  en los  jefes inmediatos de la organización.

 CONTROL:

• Establecimiento de normas, es sencillamente criterio de desempeño, son los puntos seleccionados de un programa de planeación para que los administradores puedan recibir señales de cómo marchan las  cosas.  
•  Medición del desempeño, debe realizarse idealmente con fundamento en la previsión a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas. 
• Corrección de las variaciones respecto de normas y planes, es el punto de control puede concebirse como parte del sistema total de administración y ponerse en relación con las demás funciones administrativas.

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